Проверяем продукт, рынок и покупателя

Сначала уточняем, что именно вы продаете, кто конечный покупатель и в какой стране товар будет выпущен в обращение. Проверяем код, требования к маркировке, безопасности, упаковке, сертификации и происхождению. Для услуг или цифрового результата определяем способ приемки и подтверждения исполнения. Это помогает выбрать предложение, которое можно исполнить и оплатить документально.

Контрагента проверяем по регистрационным данным, полномочиям подписанта, деловой деятельности и санкционным ограничениям. Одновременно обсуждаем объем первой партии, регулярность, валюту, отсрочку и ответственность за требования рынка назначения. Руководитель получает не абстрактную оценку страны, а условия конкретной сделки и перечень решений до подписания.

Считаем экспортную цену и закрепляем ее в контракте

К себестоимости добавляем упаковку, внутреннюю и международную перевозку, страхование, оформление, возможные терминальные расходы и стоимость подтверждающих документов. Условия Incoterms показывают распределение обязанностей, однако цену и конкретные расходы фиксируем отдельно. Менеджер видит минимальную маржу, а бухгалтер — валюту, график расчетов и документы для учета.

В контракте согласуем товар, качество, количество, цену, базис поставки, срок, платеж, приемку, претензии, применимое право и разрешение споров. Инвойс, спецификация и транспортные документы должны описывать ту же поставку. Для аванса или оплаты по этапам связываем каждую сумму с конкретным обязательством и подтверждением.

Готовим отгрузку и закрываем экспортную операцию

До передачи товара перевозчику проверяем упаковочный лист, документы происхождения и соответствия, инструкции, маркировку, маршрут и сведения для декларации. Брокер получает карточку товара и документы по поставке. Банк получает договор и пояснение деловой цели, если оно требуется для первого платежа или нового контрагента.

После выпуска контролируем доставку, получение документов покупателем и оплату по графику. Бухгалтерия сохраняет декларацию, транспортные документы, банковские квитанции и подтверждение приемки. По итогам первой партии мы отмечаем, что следует закрепить в стандарт предприятия, чтобы следующие продажи готовились быстрее и с предсказуемой себестоимостью.

Что передать для начала

Для оценки первой экспортной сделки владельцу достаточно указать товар или услугу, страну покупателя, цену, валюту, условия доставки и желаемый способ оплаты. Если контрагент уже прислал заказ или проект договора, приложите его к описанию сделки. УБК определит документы для контракта, отгрузки, таможенного оформления, банка и учета:

• описание продукта, код и страну назначения
• данные покупателя и проект коммерческого предложения
• расчет себестоимости, цену, валюту и условия оплаты
• проект контракта, Incoterms и предполагаемый способ доставки
• сертификаты, декларации и документы происхождения

Контракт, цена и документы для отгрузки

Директор или экспорт-менеджер передает описание товара или услуги, данные покупателя, цену, валюту и желаемый срок. УБК готовит контракт, спецификацию и инвойс и связывает условия оплаты с поставкой и документами. Для товара дополнительно согласуются код, транспорт, страхование и сведения для таможенного оформления.

До отгрузки отдел продаж, бухгалтерия и перевозчик получают одинаковые наименования, количество и стоимость. После выполнения сделки предприятие хранит контракт, инвойс, транспортные или сервисные документы, таможенные сведения и банковское подтверждение оплаты.

До коммерческого предложения и оплаты

Проверку удобно провести до окончательной цены для покупателя. Владелец успевает включить в стоимость перевозку, страхование, оформление, банковские расходы и другие предусмотренные затраты. Условия контракта сразу соответствуют выбранному способу поставки и оплаты.

Если покупатель уже направил свой договор, УБК подготовит правки и перечень документов для первой сделки. Владелец сможет согласовать коммерческие условия до производства или закупки партии.

Документы для продажи и получения выручки

Руководитель получает контракт, спецификацию, расчет экспортной цены и список документов по выбранной сделке. Отдел продаж располагает условиями предложения, логист - данными для перевозки, бухгалтерия - основаниями для учета и банковского контроля.

После первой продажи экспорт-менеджер использует утвержденные формы для следующих заказов и обновляет цену, количество, сроки и данные покупателя. УБК проверяет изменения перед подписанием нового контракта.

Стоимость подготовки экспортной сделки

Цена зависит от товара или услуги, количества документов, географии, условий поставки и участия иностранного консультанта. Вы можете заказать проверку одного контракта либо сопровождение сделки до отгрузки и получения оплаты.

Готовим предложение для иностранного покупателя

Коммерческое предложение связываем со спецификацией товара, валютой, сроком оплаты, условиями поставки и документами, которые получает покупатель. До отправки рассчитываем полную стоимость партии: упаковку, сертификацию, перевозку, страхование, таможенное оформление и банковские расходы. Продавец видит реальную маржу и может аргументированно согласовать цену.

После интереса покупателя переносим условия в контракт и распределяем действия между производством, логистом, брокером, банком и бухгалтерией. Для первой партии составляем календарь от готовности товара до подтверждения оплаты. УБК помогает проверить договор и комплект документов, чтобы экспортная продажа стала воспроизводимым процессом для следующих поставок.

Подготовить первую экспортную сделку

Повторные заказы иностранного покупателя

После первой продажи предприятие сохраняет форму контракта, спецификации, инвойса и отгрузочных документов. Для следующего заказа отдел продаж обновляет товар, количество, цену и срок, а бухгалтерия проверяет оплату и документы по предыдущей поставке.

УБК может подготовить дополнительное соглашение, новую спецификацию или договор под другого покупателя. Вы получаете документы до производства партии и заранее знает сумму выручки и расходы на выполнение заказа. Для регулярных продаж можно согласовать рамочный контракт и оформлять отдельные партии спецификациями. Бухгалтерия хранит подтверждение оплаты по каждому заказу и передает сведения для закрытия экспортной операции в учете.