Контракт и инвойс задают порядок оплаты

В договоре стороны указывают товар или услугу, валюту, цену, срок и событие, после которого покупатель перечисляет деньги. Инвойс относится к конкретной поставке или этапу и повторяет коммерческие условия контракта.

Перед отгрузкой финансовый отдел проверяет реквизиты, сумму и назначение будущего платежа. Покупатель получает точные инструкции, а предприятие может сразу сопоставить поступление с заказом.

Документы по поставке товара

Экспортер сохраняет контракт, спецификацию, инвойс, упаковочный лист, таможенную декларацию и транспортную накладную. Эти документы подтверждают товар, количество, стоимость, дату и получателя партии.

Если покупатель принимает груз по отдельному подтверждению, его также включают в папку сделки. Бухгалтерия связывает отгрузку с будущей выручкой и контролирует сумму по документам.

Документы по экспортной услуге

Для услуги стороны заранее описывают объем, период и документ о выполнении. После завершения исполнитель готовит акт, отчет или иной предусмотренный договором материал и направляет его покупателю.

Банк получает договор, инвойс и подтверждение исполнения по запросу. Компания сохраняет переписку о приемке и связывает поступившую сумму с конкретным этапом работы.

Частичная оплата и несколько партий

Когда покупатель платит частями, каждая сумма заносится в реестр рядом с инвойсом и банковской выпиской. При нескольких отгрузках предприятие отдельно показывает стоимость каждой партии и оставшийся долг покупателя.

Руководитель получает фактический остаток по контракту и дату следующего поступления. Коммерческий отдел может согласовывать новый заказ с учетом уже оплаченной поставки.

Банковские реквизиты и назначение платежа

Покупателю передают наименование экспортера, номер счета, банк, SWIFT-код и назначение, связанное с договором и инвойсом. При смене реквизитов компания направляет отдельное подтверждение по согласованному каналу.

После зачисления финансовый отдел проверяет валюту, сумму, плательщика и назначение. Если банк запрашивает пояснение, УБК подготовит ответ по документам сделки.

Календарь экспортной выручки

В календаре указывают покупателя, договор, инвойс, дату отгрузки или акта, сумму, валюту и фактическое поступление. Частичные платежи записывают отдельными строками, чтобы видеть остаток по каждой операции.

Ответственный сотрудник обновляет реестр после отгрузки и получения денег. Собственник видит ожидаемую выручку по неделям или месяцам и принимает решения по закупкам, зарплате и следующей экспортной партии.

Что направить УБК

Специалист сверит документы, подготовит таблицу и укажет, какое подтверждение требуется по каждой сумме. Для одного срочного платежа можно заказать отдельную проверку и ответ банку.

• внешнеэкономический договор и спецификации;
• инвойсы, акты, декларации и транспортные документы;
• банковские выписки по поступлениям;
• переписку об изменении сроков или суммы;
• внутренний список неоплаченных поставок.

Стоимость разовой и постоянной поддержки

Цена зависит от количества договоров, поставок, валют и запросов банка. УБК может проверить одну операцию, создать реестр по действующим контрактам или ежемесячно обновлять данные вместе с бухгалтерией клиента.

До начала стороны согласуют объем, срок и стоимость. Компания получает файлы в удобном формате и сохраняет их в собственном архиве.