AML, санкції та відомості про учасників операції

Разовий аналіз відповідає на запитання щодо конкретного контрагента. AML-порядок потрібен, коли директору та відповідальним працівникам потрібно однаково й послідовно оцінювати багатьох клієнтів, постачальників, отримувачів платежів або учасників міжнародних операцій.

Обсяг роботи залежить від продукту, країн, способів оплати й ролі вашого підприємства. Для внутрішнього постачання зазвичай достатньо реєстраційних даних, власників, повноважень і документів щодо договору. У міжнародній угоді додатково мають значення банк, валюта, посередники, кінцевий отримувач товару, структура власності та застосовні санкційні переліки.

Фахівці УБК погодять критерії до початку аналізів. Працівники розумітимуть, які дані запитувати завжди, коли потрібен розширений аналіз і хто приймає остаточне рішення щодо операції.

Робочий порядок може включати:

• ідентифікацію компанії, підприємця та підписанта;
• аналіз власників і осіб, які контролюють рішення;
• порівняння учасників із застосовними санкційними джерелами;
• підтвердження діяльності, призначення платежу й економічного змісту договору;
• аналіз ліцензії або дозволу, якщо вони потрібні для заявленої роботи;
• фіксацію результату та переліку отриманих документів;
• повторний аналіз в разі зміни власників, реквізитів або схеми розрахунків.

Для кожної групи клієнтів можна встановити свій обсяг. Це дає змогу зосередити поглиблений аналіз на операціях, де він справді потрібен, і зберегти простий порядок для звичайних договорів.

Для AML і санкційного контролю потрібні відомості про діяльність, типових клієнтів, країни, способи розрахунків, чинні анкети та договори. Фахівці УБК визначають склад відомостей і документів для конкретних операцій та розподіл відповідальності між працівниками.

Для конкретної операції фахівці УБК аналізують учасників, власників, повноваження, санкційні відомості й документи щодо платежу. Форми та перелік підтверджень мають бути придатними для внутрішньої роботи, банку, аудитора або ділового партнера.

Для регулярної роботи можна погодити постійний супровід складних клієнтів та оновлення документів у разі зміни вимог.

Платіж, договір і підтвердні документи

Для налаштування системи надішліть опис бізнесу, перелік товарів і послуг, основні країни, валюти й способи оплати, типи клієнтів, чинні договори та анкети. Зазначте, хто зараз збирає документи й хто погоджує операцію.

Для аналізу окремого клієнта потрібні його реєстраційні дані, структура власності, відомості про керівників, проєкт договору, призначення та схема платежу. Якщо беруть участь посередник, перевізник, агент або інший отримувач коштів, їхні дані також включаються до завдання.

AML-контроль дає користь, коли результат пов’язаний із конкретним платежем. У договорі, рахунку, призначенні платежу й банківських реквізитах мають збігатися сторони, товар або послуга, сума та підстава розрахунку. Якщо гроші отримує агент, виробник або інша особа, її роль краще описати в документах заздалегідь.

Фахівці УБК проаналізують, чи відповідає схема розрахунків договору й фактичному виконанню. Для міжнародної операції додатково фахівці УБК порівняють країни, валюту, банки, посередників, перевізника та кінцевого отримувача. Таке порівняння допомагає підготувати комплект, який працівники зможуть швидко подати банку разом із поясненням економічного змісту операції.

Внутрішній порядок має передбачати дії в разі зміни реквізитів або складу учасників. Новий отримувач, інший банк, додатковий посередник чи помітна зміна суми є підставою повернутися до документів до оплати. Відповідальний працівник фіксує зміну, отримує підтвердження й передає питання на розширену оцінку, якщо це передбачено критеріями компанії.

Для постійних клієнтів можна використовувати актуальну анкету й історію проведених операцій. Це скорочує повторний збір однакових відомостей і дає змогу зосередитися на змінах, які справді впливають на наступне рішення.

Знайдений збіг потребує ідентифікації особи до остаточного висновку. Фахівці УБК встановлюють, якої особи стосується інформація, аналізують ідентифікатори та зв’язок з операцією. Однофамілець, компанія зі схожою назвою або попередня адреса потребують окремого уточнення перед висновком. Фахівці УБК зазначають результат аналізу разом із документами, на яких він ґрунтується.

Якщо ризик підтверджується, власник отримує варіанти дій: запросити додаткові відомості, змінити порядок розрахунків, виключити непідтвердженого посередника, погодити попередню умову або відмовитися від операції. Для кожного варіанта фахівці УБК пояснять наслідки для договору та платежу. Директор приймає рішення та зберігає зрозуміле обґрунтування обраного підходу.

Для термінових угод заздалегідь визначаються особи, які мають право погодити виняток або зупинити платіж. Тоді менеджер швидко передає складне питання відповідальному керівнику з коротким резюме та комплектом підтверджень.

Результат для директора та вартість

Ви отримаєте зрозумілий внутрішній порядок, форми для збору даних, критерії стандартного та розширеного аналізу, а також документи щодо розглянутих клієнтів. Результат можна використовувати під час погодження договору, платежу, банківського обслуговування та внутрішнього контролю.

Вартість залежить від кількості категорій клієнтів, країн, учасників, документів і глибини аналізу. До початку роботи фахівці УБК визначать склад системи або конкретного завдання й погодять вартість.

Опишіть клієнтів, країни, способи оплати, середній розмір операції та чинний порядок аналізу. Додайте анкети, договори й приклади нестандартних платежів. Фахівці УБК порівняють ризики з фактичними операціями підприємства, підготують переліки відомостей, звичайний та розширений обсяг аналізу, порядок погодження й форми для рішення.

Відповідальний працівник веде картку клієнта або контрагента з джерелами відомостей, структурою власності, повноваженнями підписанта, метою відносин та очікуваними операціями. Результат аналізу має приводити до зрозумілого рішення: розпочати роботу, запросити уточнення, установити обмеження або передати питання відповідальному керівнику. Дата, автор і підстава рішення зберігаються.

Відповідальний працівник враховує санкційні відомості під час оплати, постачання та зміни сторін договору. Відповідальний працівник проводить повторний аналіз за подією або календарем і окремо розглядає знайдені збіги та підтверджену ідентифікацію. Команда отримує порядок розгляду нестандартної операції та єдиний порядок зберігання доказів. Працівники використовують такий порядок під час супроводу угод і приймають послідовні рішення без зайвих затримок.